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【商业洞察】时间为什么不够用？（二）｜Listen Now发表时间：2023-12-02 20:51 ▲ 点击蓝字关注“BMCGROUP人才发展” 订阅人才发展商业洞见
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在工作中，公司正试图用更少的人和更少的时间完成越来越多的工作。这种现象普遍存在于我们称之为“经济”的世界中，即使在90年代的大繁荣时期，这种趋势也存在。因此不论经济行情好坏，这种现象是始终存在且普遍的。
在经济的顺境和逆境中，许多马基雅维利式（即不惜一切代价获胜）的公司确实试图从员工身上榨取最大利益。从短期来看，这可能在经济上有意义，但从长远来看，这会耗尽员工的精力，降低他们的生产力。 就个人而言，在公司中，我们都面临太多要做的事情，却没有足够的时间来适应。并且现代化的电子设备或软件工具看似帮助我们来高效管理时间，但是却又似乎加剧了这种现象。就像我们在整理橱柜一样，每整理出一件东西都会立即伴随着新的家务活动（例如丢弃、清洁、为这件东西寻找新的摆放位置等等）。因此现代社会的人们压力一直在增加。 所有这些压力的结果是，长时间工作已经成为常态。人们不断地追逐最后截止期限，不断地承受压力，休闲社交生活在不断减少。 所有的时间都去了哪里？
这个问题的结果不仅限于社会生活的减少。疯狂工作会导致睡眠不足，进而导致疲劳、情绪化和寿命缩短，溃疡、中风和心脏病发作。 当人们从一项任务跑到另一项任务时，有一种只会追赶和被动的倾向。这会导致时间管理不善和企业组织混乱。糟糕的时间管理和企业组织混乱可能会加剧已经存在的压力狂潮：企业组织混乱会导致的效率流失，进而导致业务的损失或在竞争中逐渐落后，并导致更多的压力。 我们上周在两家跨国企业提供了时间管理主题的授课。在与学员们的沟通过程中，我们发现基本所有有商业经验的学员，在工作的方方面面可能都建立了一些属于自己的高效工作管理方法。例如他们使用效率软件工具：Trello, Mondy, Outlook Schedule, Teams等等；有的学员一天不得不处理上百封邮件，他会首先将邮件按照自己的方式进行重要紧急性方法分类，然后再进行恢复；有的学员的时间管理是在团队协作中进行，他会由于其他团队成员或供应商未能够在截止日期交付任务，而导致自己的项目完成度落后，至今无法有效解决这个问题。 总体来看，学员们的解决方案也有，但是问题也很多，我相信这是一种普遍现象。要知道时间管理的课题并不仅仅只是关于“如何安排好时间，并按照安排时间完成任务”这么简单。然而大多数人恰好是这么简单理解的，因此无法建立一个系统的时间管理体系，来促进自己工作和生活的效率，并让自己获得更多的满足感、成就感以及快乐。
接下来，跟随我的文章的步伐，我们将循序渐进地帮助你了解
不论你的投票结果如何，都可以根据你的投票结果来思考一下，自己时间管理的优势和不足在哪里。就我个人而言，时间管理的不善确实给我的生活带来了消极影响，比如
我不知道你们是否也有类似的感觉，自己建立的工作秩序总是在有序和无序之间来回变化。我有时间和项目管理的可视化工具，我安排未来一段时间的工作计划后，但是在推进过程中，愈加无法按照既定截止日期完成任务，随后全盘工作计划的时间规划变得混乱，导致自己不得不重新整理工作计划，再次推进。我曾经因为类似情况不断发展而陷入自我怀疑，“我太懒了”，“我能力不足”，“我的意志力太差”，“我自律性不好”等等。 直到后来我跟一位导师学习，他对我说：“你的自我怀疑只是时间管理不善的一种表面症状，你也无法因为变得更加勤奋、能力更加优秀、意志力更加强大、自律性更好，就解决你时间管理不善的问题，反而会让你进入更大的精神压力和痛苦之中。我们首先必须了解在时间管理中人类大脑是如何思考运作的，了解导致问题的底层逻辑才能够从根本问题出发来解决你目前面临的问题。”
时间管理不善的三个底层思维逻辑，它们分别是“帕金森定律 & 墨菲定律 & 学生综合症” （Parkinson‘s Law & Murphy's Law & Student's Syndrome）。接下来我们除了 西里尔·诺斯科特·帕金森（Cyril Northcote Parkinson）在1955年11月为《经济学人》杂志撰写的一篇幽默文章中提出了以下观察：“工作不断扩大，以填补完成工作的时间。
这件事情说明，如果你需要完成某件事，就把它交给一个忙碌的人。例如，如果您分配一个小时来编写报告，则需要一个小时才能完成。如果您分配三个小时来编写相同的报告，则完成相同数量的工作将需要三个小时。” 帕金森定律如何在人们现实生活和工作中阻碍你的时间管理： 假设我给客户提交解决方案的截止日期是下周周五，那么我有一周的充裕时间来准备这个方案，80%以上的人会在截止时间前着手进行这个方案，但是在截止日期的前一天最终完成这个方案，不到5%的人会选择在本周末完成这个方案。 由此带来的问题是：截止日临近的前两天，我将有大负荷的工作量。 假设我同时给自己设定了下周周五之前还需要完成项目进度报告、客户背景分析。在意识上，我会有一种自己有一周的充分时间来完成这些任务的假象，由此将会带来更大的问题，80%的人会在下周三以后才开始集中精力完成给客户的解决方案、项目进度报告、客户背景分析，因此这类人不得不加班、导致睡眠不足、身心疲劳，生活质量也受到影响，最后任务交付的质量可能也差强人意。 （之后我们会讨论时间管理中克服帕金森定律的策略） 墨菲定律大家都很熟悉，这条定律的前提很简单：如果有什么事情可能出错，它就会出错。不幸的是，事情确实会在最糟糕的时刻出错，并且它们会造成比你预计更大的损害。 对于墨菲定律的理解有两个维度： 第一种是从人生信仰的维度，人们往往会有多疑的、愤世嫉俗的、悲观的或宿命论的观点。另一种生活和工作维度，人们考虑到所有可能的风险领域，以便通过充分的规划来克服可预测的风险。
在这里我们主要探讨墨菲定律下的生活和工作的维度。
以上示例都是人们在日常工作和生活中克服墨菲定律的一些表现。但是在相对复杂的工作日程中，墨菲定律往往被人们所忽视，进而导致时间管理问题。 例如A同事乐观估计给客户发送解决方案的截止日期，由于解决方案中包含外包供应商的服务项目，而他们无法及时给到必要信息，从而导致我无法在截止日期给到客户解决方案，而客户需要在截止日期第二天向高层领导汇报该方案。第二个简单例子是A同事在为领导安排另一城市出差和会议日程的时候，但是车辆司机和领导没有在机场按时碰面，出发时间延迟，导致领导会议迟到。（预约车辆已经提早到达，但是机场路线复杂，领导没有及时找到与司机会面地点） 类似的例子数不胜数，我们在日常工作中，不论是自己，还是管理的下属成员，经常会因为忽视了墨菲定律而导致工作事项安排中出现大大小小的问题，有的小问题可以弥补，有的问题则比较严重。 最后我们提到的就是学生综合症，也就是拖延症。这是一种推迟拖延完成作业的倾向，直到几乎为时已晚的程度，最终也无法按时完成作业。例如，如果一名学生被分配在两周内提交一份报告，典型的学生要到第十三天才会采取行动，在这一点上，这名学生会付出巨大的努力，并在关键时刻完成报告。
学生综合症严重的人，通常可能是由于缺乏自律、对当前任务缺乏兴趣和激情、害怕参与或承诺、害怕失败或者缺乏成功的欲望。 以上是我们探讨的三种关于阻碍有效时间管理的力量：帕金森定律、墨菲定律和学生综合症。你会发现，不论是对于你自己还是身边的伙伴，大家在探究时间管理不善的深层次原因的时候，都可以发现这三种力量的影响。 在下一篇文章中，我们会具体谈谈克服它们的三种方法。包括减少帕金森定律、拖延症和学生综合症影响的两种策略，以及减少墨菲定律影响的一种策略。
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